Alle offentlige organ skal ha en oppdatert arkivplan som viser hvordan arkivarbeidet er organisert og hva arkivet inneholder, og instrukser, regler og planer for arbeidet jf. arkivforskriften § 4.
Arkivplanen skal sikre at kommunen ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivloven § 6 hvor det heter: "Offentlege organ plikter å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Vestvågøy kommune er et organ i arkivlovens forstand.
Arkivplanen skal bidra til at Vestvågøy kommune:
- Har riktig dokumentasjon som er lett tilgjengelig og bidrar til korrekte beslutninger og effektive tjenester, og støtter opp under kommunens verdier som er åpen, offensiv og ansvarlig
- Forvalter dokumentasjonen slik at innbyggernes rettigheter og innsynsmuligheter blir ivaretatt
- Ivaretar at dokumentasjon blir forsvarlig sikret i hht lovpålagte krav
- Sikrer viktig historisk materiale for ettertiden
I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret jf. arkivforskriften § 1. Kommunedirektøren i Vestvågøy kommune godkjente arkivplanen den xx.yy.zzz. Det daglige ansvaret for arkivplanen er delegert til fagleder arkiv, som rapporterer til leder for HR og tjenesteutvikling som igjen rapporterer til assisterende kommunedirektør.
Arkivplanen i Vestvågøy kommune skal være retningsgivende og gi bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Vestvågøy kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.
Alle ansatte i Vestvågøy kommune er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Intensjonen er at alle ansatte skal kunne finne rutinene de har bruk for i det daglige arbeidet med dokumentforvaltning og saksbehandling i arkivplanen. Arkivplanen ligger tilgjengelig på ......
Arkivplanen i Vestvågøy kommune ligger tilgjengelig på nettstedet arkivplan.no. Planen inneholder en oversikt over arkivfunksjonens viktigste dokumenter. Den har en oversikt over organisering og ansvar i organisasjonen og arkivfunksjonen, inneholder oversikt over viktig lover og regelverk, alle aktuelle rutiner, og oversikt og dokumentasjon av aktive og avsluttede arkivserier. Det ligger også en oversikt over innhold i fjernarkiv og arkivdepot. Arkivutviklingsplan og kvalitetssikring er også viktige kapitler i planen.
Arkivplanen skal oppdateres kontinuerlig, og fagansvarlig er ansvarlig for å følge opp endringer som kreves at planen revideres.
