Vestvågøy kommune har et felles sak-/arkivsystem Acos Websak for saksbehandling i alle enheter.

For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet, publikumsforvaltning og tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til fagenheten eller dokumentsenteret.

De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:

• sak-/arkivsystem
• fagsystem

Sak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter som lagres i saksmapper i sakarkiv og andre arkiv deler som personal, bygg, elev, og/eller utvalgssaker. 

Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbasert, lønnssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Legekontor, skoler og barnehager har også egne fagsystem. Eksempel på fagsystemer er: IST, Profil og Visma Familia.

Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.

Systemene vil finnes i mappen systemoversikt